Важным вопросом в оцифровке документов является практическое применение информационных технологий в деятельности библиотек. В настоящее время, несмотря на возрастающий объем оцифрованных копий, значительная часть библиотек обладают минимальными средствами для создания качественной электронной копии. Особенно часто эта проблема встречается в государственных библиотеках субъектов РФ.
I. Технологии по оцифровке библиотечных
документов в России.
Современные технологии по оцифровке библиотечных документов в России закреплены в Методических рекомендациях и в Технических требованиях и касаются следующих моментов в оцифровке:
отбор документов на оцифровку
планирование организации электронного фонда пользования (далее – ЭФП)
подготовка и передача документов на оцифровку
оцифровка самих документов
хранение полученных электронных копий и возврат оригиналов.
Согласно Техническим требованиям в плановом порядке электронные копии библиотечных документов создаются в первую очередь для:
часто используемых документов, независимо от времени
их создания, материала и способа изготовления;
особо ценных и уникальных документов,
документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;
документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;
выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.
Для организации и контроля над проведением работ по оцифровке библиотечного фонда разрабатывается Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия документов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего фонда. Такой план может составляться на несколько лет. На его основе ежегодно создается Перечень документов, подлежащих оцифровке, в котором определяется последовательность
оцифровки библиотечных документов в рамках одного календарного года. По окончании календарного года Перспективный план проверяется и при надобности редактируется на основе результатов годового плана оцифровки.
Подготовка библиотечного фонда к оцифровке включает отбор документов на основе целей библиотеки, очистку и ремонт физических копий, а также инвентаризацию и каталогизацию для точного учета. Важно обеспечить сохранность оригиналов, обращаться с ними очень аккуратно и выявлять те книги, которые требуют специального обращения или не могут быть отсканированы без повреждений.
1. Планирование и отбор
Определение целей:
Выявление документов, нуждающихся в переводе в цифровой формат, исходя из задач библиотеки и потребностей пользователей.
Отбор документов:
Составление списка документов для оцифровки, используя библиотечные каталоги и непосредственно работая с фондом.
Проведение инвентаризации:
Проверка наличия всех документов для проверки точности учета фонда.
2. Физическая подготовка оригиналов
Очистка:
Очистка документов от пыли и грязи.
Выявление дефектов:
В процессе подготовки определите деформированные страницы, отсутствующие листы и другие дефекты, которые могут повлиять на качество оцифровки.
Ремонт:
Ремонт повреждений, если это возможно, чтобы избежать дальнейшего разрушения страниц.
Выявление проблем:
Определение изданий, которые не могут быть отсканированы без повреждений из-за своего физического состояния. Такие книги следует исключить из плана оцифровки до момента их приведения в надлежащее состояние.
Работа по созданию электронных копий:
проведение регламентной настройки сканирующего оборудования с помощью набора для калибровки сканера;
проведение калибровки фокуса сканера;
проведение процедур настройки оборудования в соответствии с инструкциями по эксплуатации соответствующего оборудования.
Документ располагается на платформе, две колыбели которой можно отрегулировать в настройках панели управления. Для калибровки фокуса сканера используются два картона белого
и черного цвета. Белый лист кладут на одну сторону колыбели, а черный – на другую, стараясь закрыть рабочий стол сканера на 60% белым и на 40% - черным. Данные действия делаются для того, чтобы настроить цветовой баланс сканера.
В целях исключения повторной оцифровки документов создание мастер-копии производится с максимально возможными техническими параметрами:
разрешение не менее 300 dpi – для оцифровки документов формата А4 и более;
цветной режим Truecolor.
Для обеспечения автоматизированного контроля качества создаваемых электронных копий применяются следующие методы визуального контроля:
полистный просмотр и сравнение подлинников документов с электронными копиями;
сверка соответствия количества электронных файлов количеству листов;
анализ качества изображения на экране монитора с разрешением не менее 1280x1024 точек, в том числе цветопередача, резкость, контрастность.
Контроль качества полученных копий производится:
на этапе создания мастер-копии в процессе оцифровки;
после трансляции из программы сканирования в графический редактор перед индексацией файла.
Автоматически при сканировании создаются файлы с последовательной нумерацией:
Img00001.tif
Img00002.tif
Img00003.tif и т.д.
После завершения оцифровки файлы могут быть переименованы, но название каждого файла обязательно должно включать в себя порядковый номер.
Все изображения одного документа помещаются в папку с именем, которое включают в себя:
порядковый номер
инвентарный номер;
наименование документа;
дату окончания оцифровки;
Например: 20 (5782759) Милло, К. Ф. К. Древняя и новая история (14.10.21)
Файлы, созданные в результате оцифровки на сканере, сохраняются на жестком диске оператора сканера во временной папке для дальнейшей обработки.
Электронные копии ЭФП учитываются по единицам учёта и единицам хранения. За единицу учета электронных копий ЭФП принимается файл или совокупность файлов, составляющих образ документа, записанный на одном или нескольких носителях. Учет в традиционной форме электронных копий ЭФП (мастер-копий / рабочих копий) ведется по трем книгам:
1. Книге учета поступлений электронных мастер-копий ЭФП
документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе. (ЭФП-1 (ведется по месту хранения мастер-копий).
2. Книге учета электронных мастер-копий ЭФП документов
на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1,
хранящихся на сервере) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий).
3. Книге учета поступлений электронных рабочих копий ЭФП
документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-2).
Организация хранения электронных мастер-копий на встроенных носителях информации должна соответствовать принципам иерархического учета и описания архивных документов и состоять из набора вложенных папок:
Папка: Общее описание документа:
20 (5782759) Милло, К. Ф. К. Древняя и новая история (14.10.21)
Папка: Инвентарный номер, наименование документа, определение копии:
(5782759) Милло, К. Ф. К. Древняя и новая история МК или ПК (Мастер-копия для хранения в высоком разрешении или пользовательская копия для предоставления читателям)
Файлы располагаются в порядке возрастания номеров листов.
II. Применение информационных технологий (ИТ) при оцифровке библиотечных документов в России.
Информационные технологии применяются на всех этапах создания электронных копий от подготовки материалов до обеспечения долгосрочного хранения и доступности цифровых копий. ИТ играют ключевую роль в повышении эффективности, сохранности и доступности библиотечных фондов.
Применение ИТ на этапе оцифровки:
Специализированные сканеры: Для оцифровки библиотечных документов, особенно редких и ветхих, используются бесконтактные сканеры. Они минимизируют механическое воздействие на оригиналы, сохраняя переплёты и страницы. Существуют разные типы, например:
Планетарные сканеры: Предназначены для крупноформатных документов и книг с жестким переплётом.
Роботизированные сканеры: Автоматизируют процесс сканирования, что позволяет оцифровывать большие объёмы материалов в короткие сроки.
Сканеры для микроформ: Используются для оцифровки документов, хранящихся на микрофильмах и микрофишах.
Цифровые фотокамеры: Применяются для оцифровки особо ценных, хрупких или крупноформатных материалов, когда использование сканера нецелесообразно.
Применение ИТ на этапе обработки и хранения данных:
Программное обеспечение для обработки изображений: После сканирования изображения обрабатываются с помощью специализированных программ. Функции этих программ включают:
Ретушь и цветокоррекция: Улучшение качества изображений, устранение дефектов, вызванных временем или повреждениями.
Автоматическая обрезка и выравнивание: Оптимизация изображений для лучшей читаемости.
Создание многостраничных документов: Сохранение страниц в виде единого файла, например в формате PDF.
Технологии оптического распознавания текста (OCR): OCR-системы преобразуют графическое изображение текста в текстовый формат. Это позволяет:
Делать оцифрованные документы доступными для полнотекстового поиска.
Копировать и цитировать текст.
Обеспечивать доступность контента для людей с ограниченными возможностями.
Управление метаданными: Для обеспечения эффективного поиска и каталогизации используются информационные системы, которые позволяют создавать и управлять метаданными. Это помогает:
Структурировать информацию об оцифрованных документах (автор, год издания, тематика и т.д.).
Интегрировать данные в общие базы, такие как Национальная электронная библиотека (НЭБ).
Долгосрочное цифровое хранение: ИТ обеспечивают сохранность цифровых копий на протяжении длительного времени. Это включает:
Выбор форматов файлов: Использование стандартных и открытых форматов, которые не устареют (например, PDF/A).
Системы резервного копирования: Создание копий на разных носителях и в разных местах.
Миграция данных: Регулярное обновление носителей и форматов для защиты от устаревания.
Использование ИТ для обеспечения доступности:
Электронные библиотеки и репозитории: Цифровые копии документов размещаются в электронных библиотеках, таких как НЭБ в России, что делает их доступными для широкой аудитории через интернет.
Современные библиотечные системы позволяют автоматизировать все процессы: от комплектования и каталогизации до выдачи документов и создания электронных каталогов.
Ключевые российские ИБС:
ИРБИС64.
Разработчик: ГПНТБ России.
Особенности:
Одна из самых распространённых систем в России и СНГ, используется как в крупных федеральных библиотеках (в том числе ГПНТБ России), так и в небольших региональных.
Широкий набор модулей, позволяющих автоматизировать все функции библиотеки, включая ведение электронного каталога, книговыдачу, комплектование, работу с электронными ресурсами и статистическую отчётность.
Поддержка открытых стандартов, таких как ISO 2709 (российский аналог ГОСТ 7.1), MARC и Z39.50, что обеспечивает совместимость с другими системами и национальными проектами, например, НЭБ.
Постоянное развитие и обновление системы, наличие веб-интерфейса для доступа к каталогу и личному кабинету читателя.
МегаПро
Разработчик: Компания «Дата-Экспресс».
Особенности:
Современная и гибкая система, ориентированная на крупные библиотеки, корпоративные сети и университеты.
Решение основано на веб-технологиях, что упрощает доступ и управление из любой точки.
Имеет широкие функциональные возможности, включая интеграцию с другими информационными системами, поддержку RFID-технологий и развитие на основе открытых стандартов.
Обеспечивает создание корпоративных порталов библиотек.
АВЕРС: Библиотека
Разработчик: Группа компаний «АВЕРС».
Особенности:
Эта система предназначена преимущественно для образовательных учреждений (школьных и вузовских библиотек).
Интегрируется с другими информационными системами школы или вуза, включая системы учёта и управления учебным процессом.
Простота использования и удобный интерфейс делают её популярной среди школьных библиотекарей.
МАРК-SQL
Разработчик: Компания «Информ-Система».
Особенности:
Используется для создания электронного каталога, обслуживания читателей и ведения отчётности.
Является одной из старых, но развивающихся российских АБИС.
Отличается совместимостью с предыдущими версиями и широкой функциональностью.
Таким образом, информационные технологии являются неотъемлемой частью процесса оцифровки, охватывая все его этапы — от технического сканирования до предоставления цифровых сервисов и обеспечения долгосрочного сохранения культурного наследия.
В настоящее время в России широко распространены порталы
и проекты по оцифровке документов. Это связанно с принятием федеральных программ, включающих в себя процесс оцифровки документов. Указом Президента РФ от 7 мая 2018 года «О национальных целях и стратегических задачах развития РФ на период до 2024 года» был разработан национальный
проект «Культура». В его структуру входят три федеральных проекта: «Культурная среда», «Творческие люди» и «Цифровая культура». Наиболее связанный с оцифровкой проект «Цифровая культура» ставит такие цели как создание виртуальных концертных залов в 500 городах РФ, а также внедрение цифровых технологий в культурную среду РФ. Также в рамках программы были оцифрованы более 16 тыс. книжных памятников, доступные
на портале Национальной электронной библиотеки «Книжные памятники».
Также известны проекты по оцифровке Министерства обороны РФ: обобщенные электронные базы данных «Мемориал», «Дорога памяти», «Календарь Победы», «Память народа», «Подвиг народа» и «Памяти героев великой войны 1914-1918».
«Мемориал» - это банк данных о защитниках Отечества, которые
погибли или пропали без вести в период Великой Отечественной войны и в послевоенный период. В настоящее время база содержит 17 млн. цифровых копий документов о безвозвратно потерянных и 20 млн. записей о потерях Красной армии в Великой Отечественной войне. В 2020 году были размещены 1,39 млн. записей о захоронениях, потерях и военнопленных и 2 млн. записей о прохождении военнослужащих через запасные полки.
«Дорога памяти» - это крупная база данных с фотографиями
участников Великой Отечественной войны. Впоследствии эти фотографии были размещены в парке культуры и отдыха «Патриот». В июне 2021 года количество размещенных записей составляет 34 млн.
«Календарь Победы» - проект о ключевых событиях истории России и мировой истории в период Великой Отечественной войны. В рамках проекта впервые опубликованы малоизвестные и уникальные материалы, передающие сложность многогранность описываемых событий.
«Память народа» - проект, предоставляющий пользователям полную картину событий и информацию об участниках Великой Отечественной войны за счет новых интерактивных технологий и обобщения информации из баз данных «Мемориал» и «Подвиг народа». На портале опубликовано свыше 425 тыс. архивных документов фронтов, армий и других соединений
Красной Армии.
«Подвиг народа» - проект, предоставляющий информацию
о награждениях участников Великой Отечественной войны. Опубликовано свыше 22 млн записей.
«Памяти героев Великой войны 1914-1918» - первая официальна база данных об участниках и событиях Первой мировой войны. В настоящее время в базе загружены более 15 млн записей различной информации. Также государственные архивы субъектов РФ постепенно оснащаются автоматизированной информационной системой «ЭЛАР-Архив». Эту систему разрабатывает корпорация «ЭЛАР», имеющая огромный опыт в сфере оцифровки документов и разрабатывающая современные технологии в этой области. Она участвовала в ранее перечисленных проектах, а также создала Национальную электронную библиотеку (НЭБ), открывающую доступ к оцифрованных документам российских библиотек.
II. Зарубежный опыт по оцифровке
библиотечных документов.
Современная методика оцифровки документов в зарубежных странах закреплена в ISO/TR 19263-1:2017 «Фотография – Системы архивации – Часть 1: Наилучшая практика захвата (получения) электронных образов культурно-исторических материалов» и мало чем отличается
от методики, принятой в России.
Зарубежный опыт по оцифровке книжных памятников включает в себя использование передовых технологий для сканирования и создания высококачественных цифровых копий, а также разработку стандартизированных методик, систем управления метаданными и платформ для онлайн-доступа к оцифрованным коллекциям. Примеры такого опыта можно найти в проектах крупных библиотек и архивов, таких как «Europeana» и Национальные библиотеки США и Великобритании, которые не только оцифровывают свои фонды, но и сотрудничают в рамках международных консорциумов, чтобы сделать мировое культурное наследие доступным для всех.
Широко распространено создание проекты по оцифровке архивных документов, считающиеся в настоящее время крупными:
Мировая цифровая библиотека;
Память мира;
Цифровая библиотека «Европеана»;
Цифровая библиотека Германии;
Цифровая библиотека «Gallica» (Франция);
Программа «FinLib» (Финляндия);
Проект «Память Испании» (Испания);
Проект «Ранеберг» (Швеция).
Проект «Мировая цифровая библиотека» разработан рабочей группой Библиотеки Конгресса при поддержке ООН и предоставляет бесплатный доступ к большому количеству материалов, отражающиеся культуру разных стран мира. В настоящее время представлено около 19 млн. объектов о 193 странах в период между 8000 до н.э. и 2000 гг.
«Память мира» - это программа ЮНЕСКО по защите всемирного документального наследия, обеспечение доступа пользователей Интернета к наследию, распространение и продвижение программы. Перечисленные проекты относятся к международным проектам.
Цифровая библиотека «Европеана» - это крупнейшая база данных по европейской культуре. Она создана Европейским Союзом и является общеевропейским проектом по оцифровке документов. На данный момент содержит более 15 млн. объектов культуры.
Цифровая библиотека Германии, «Gallica» и т.д. считаются
национальными проектами, преследующие цель познакомить пользователя Интернета с культурным и научным наследием стран.
Ключевые аспекты зарубежного опыта:
Технологии:
Использование специализированных сканеров (V-образные рамы, бесконтактные системы), которые обеспечивают бережное сканирование и сохранение физического состояния книг. Также применяется автоматизация процессов, включая ручную или автоматическую подачу страниц.
Стандартизация: Разработка и внедрение международных стандартов для качества изображений, форматов файлов (например, TIFF, JPEG), метаданных (MARC, Dublin Core) и методов управления проектами. Это обеспечивает совместимость и долгосрочную сохранность цифровых данных.
Метаданные: Создание богатых и полных метаданных, которые позволяют эффективно искать и находить информацию в оцифрованных коллекциях. Это включает в себя не только базовые данные (автор, заглавие, дата), но и более подробную информацию, связанную с историей, контекстом и физическими характеристиками объекта.
Платформы для доступа: Создание и поддержка онлайн-платформ и порталов, которые обеспечивают широкий доступ к оцифрованным коллекциям. Примеры включают «Europeana» — цифровую платформу европейского культурного наследия, и виртуальные библиотеки Национальных библиотек разных стран.
Международное сотрудничество: Участие в международных проектах и консорциумах для обмена опытом, технологиями и оцифрованными коллекциями. Это способствует созданию общих стандартов и облегчает доступ к мировому культурному наследию.
Следуя из выше сказанного, способы оцифровки и инструменты обеспечения полученного контента в России и в зарубежных странах, ничем особым не отличаются друг от друга. Однако, опыт зарубежных коллег показывает, что успешная оцифровка книжных памятников — это не только процесс сканирования, но и комплексный подход, включающий в себя бережное обращение с оригинальными материалами, надёжное долгосрочное хранение цифровых копий, соблюдение правовых норм, а также международное сотрудничество для обмена опытом и ресурсами.
Библиография
Приказ Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (ред. от 02.02.2017)
"Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда" (Зарегистрировано в Минюсте России 14.05.2013 N 28390).
"ГОСТ Р 7.0.60-2020. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 18.09.2020 N 655-ст)
Абдрахманова, А. М. Методология оцифровки документов как основной процесс наполнения электронного библиотечного фонда Казахстана / А. М. Абдрахманова // Вестник культуры и искусств. — 2026. — № 2 (86). — С. 7–25. URL: file:///D:/Users/vsr/Downloads/metodologiya-otsifrovki-dokumentov-kak-osnovnoy-protsess-napolneniya-elektronnogo-bibliotechnogo-fonda-kazahstana.pdf (дата обращения 01.10.2026)
Витухина В. М. Оцифровка библиотечных фондов: нормативно-методическая база = Digitization of library collections: regulatory and methodological framework / В. М. Витухина // Румянцевские чтения - 2020 = The Rumyantsev readings - 2020 : материалы Международной научно-практической конференции (21-24 апреля 2020 г.) : [в 2 ч.]. - Ч. 1. - Москва : Пашков дом, 2020. - С. 137-142. - [6] с.
Матвеева А.С., Момот А.С. Оцифровка архивных документов как механизм сохранения и использования информации в современных условиях. // Международный научный журнал «ВЕСТНИК НАУКИ» № 10 (79) Том 4. ОКТЯБРЬ 2024 г. URL: file:///D:/Users/vsr/Downloads/otsifrovka-arhivnyh-dokumentov-kak-mehanizm-sohraneniya-i-ispolzovaniya-informatsii-v-sovremennyh-usloviyah.pdf (дата обращения: 09.10.2026).
Юмашева Ю. К вопросу о соотношении понятий «электронный документ», «цифровой объект», «электронная копия» в практике архивной, музейной и библиотечной деятельности. // Фотография. Изображение. Документ. Вып. 14 (14) . – 2025. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/k-voprosu-o-sootnoshenii-ponyatiy-elektronnyy-dokument-tsifrovoy-obekt-elektronnaya-kopiya-v-praktike-arhivnoy-muzeynoy-i/viewer (дата обращения 01.10.2026)
Изображения созданы с помощью GigaChat в мессенджере МАХ.